給与計算のアウトソーシングで気をつけるべきこととは？

「毎月、給与計算に時間をとられて本来業務に割くべき時間が削られる・・・」（経営者の心の声）

適任者がいない、また小規模の企業では事務方の社員数が少ないため、経営者自らが実務を行わざるを得ない事情があるようです。

とはいえ経営者が本来業務に専念するために、アウトソーシングの検討はひとつの方法です。候補のひとつにクラウドサービスがあります。

実際に試しにクラウド型給与計算ソフトを使ってみましたが、労働時間の集計や社会保険料の計算など、給与計算の業務フローがとてもわかりやすくて驚きました。専門的な知識がなくても給与計算の正確性が担保される、というのが大きなメリットです。

社労士業務のうちのひとつに給与計算がありますが、このようにとても便利な世の中になってきているので、私も社労士としての付加価値を考え直す良い機会になりました。

ただし、アウトソーシング先の正確性、対応スピード、情報管理の安全性などの面で不安があると、逆にコスト（負担）増となってしまう可能性もあります。

また、外注してもやはりある程度の業務は社内に残りますから、削減できるコスト（時間や手間）と増えるコスト（外注するコスト）を両てんびんにかけて費用対効果を考える必要があります。

以下の表でアウトソーシングのメリット・デメリットを整理しましょう。

ご相談の流れで、アウトソーシングやクラウド型ソフトを検討するといいのでは、という話になると「うちの会社では難しいです、無理です」という「事情」をお聞きすることがあります。

一番多いのが、勤怠管理についての問題です。

残業時間の把握が曖昧だったり、残業代の計算に不安があるので、アウトソーシングやソフトのスキームに乗せることができないのでは？と思われるようです。

よくある例として２点を挙げてみましょう。

１）36協定の限度時間を超える残業に対して、残業代を支払っていない

残業代は36協定で約束した限度時間までを支払えばいいのではなく、それを超えた残業時間についても支払う必要があります。

この場合、残業代の支払いとは別に、「そこまでの残業をするほどの業務があるのか、その業務は分担できないのか、そもそも本当に必要な業務なのか、代替案はないのか？」と考える必要がありますね。

２）残業単価の計算方法に自信がない

たとえば「１年３６５日、年間休日１２１日、１日の所定労働時間７時間３０分の場合」

（３６５－１２１）÷１２×７．５＝１５２．４　→　端数切捨：１５２時間

が１か月の所定労働時間数となります。

つまり、月額で決まっている基本給、諸手当の総額を、１５２時間で割ったものが、残業１時間当たりの単価になります。

なお毎年同じ月額であったとしても、カレンダーの並びで残業１時間当たりの単価が変わることもありえます。ですから「月給を１５９で割る」などと規定している就業規則を拝見することがありますが、注意が必要ですね。

先に挙げたような「事情」、みなさんの会社ではいかがですか。

私はアウトソーシングの検討やソフトの導入は、従来の仕事のやり方による懸念材料を見直すことができる、良い機会になると思います。

たとえば勤怠管理の情報を整理することで、「社員がこんなに遅くまで仕事をしていたのか！」など労働時間マネジメントの必要性を実感できて、生産性アップにつながる取り組みを社内で行えるかもしれません。

一方で「残業代の計算が間違っていたなんて、社員に知られたくない」など、従来の仕事のやり方を変えることによる痛みへの抵抗が生まれるかもしれません。

けれどこの先もずっと、このやり方を続けることができるでしょうか。